Un comunicato stampa è uno strumento di marketing fondamentale per promuovere la visibilità di un’azienda, un prodotto, un evento o una notizia di rilievo. Attraverso un comunicato stampa ben scritto e strategico, è possibile catturare l’attenzione dei media e del pubblico, diffondendo il messaggio desiderato in modo efficace. In questo articolo ti spiego cos’è un comunicato stampa, quali sono i passaggi chiave per scrivere un comunicato stampa che abbia un impatto positivo e trasmetta efficacemente il messaggio desiderato, come scrivere un comunicato stampa con l’intelligenza artificiale (AI), come impaginarlo ed inviarlo correttamente ai media, giornalisti, blogger ed influencer e perché è uno strumento fondamentale della cartella stampa.
Comunicato stampa
Il comunicato stampa, in inglese press release, è uno strumento strategico nella gestione dell’immagine di un’azienda, di un brand o di una persona. Di fatto qualsiasi novità o appuntamento importante passa attraverso le righe di un comunicato stampa. Non fare l’errore di pensare che una press release sia un testo qualunque. La redazione di questo documento segue delle logiche ben precise, che si ancorano alle linee guida dettate dalla brand identity e dalla strategia di marketing adottata per raggiungere obiettivi di business o professionali, e presuppone ottime capacità di scrittura. Di seguito ti propongo una mini Guida al comunicato stampa, che ti darà tante informazioni utili per capire a cosa serve e spunti per provare a cimentarti nella scrittura del testo classica e per il web.
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Cosa è un comunicato stampa
Un comunicato stampa è un documento scritto che ha lo scopo di diffondere informazioni rilevanti, notizie o eventi di un’azienda, un’organizzazione o un individuo. È un mezzo di comunicazione strategico utilizzato per raggiungere i media e il pubblico interessato, al fine di promuovere un prodotto, un servizio, un’iniziativa o per condividere informazioni di rilievo. Spesso viene utilizzato come strumento di relazioni pubbliche per creare consapevolezza, generare interesse e ottenere copertura mediatica. La press release può essere estremamente utile anche nella gestione del personal branding di un professionista, il quale può utilizzarlo per condividere successi e progetti significativi, generare copertura mediatica e creare opportunità di interviste e collaborazioni.
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Caratteristiche di un comunicato stampa
Un comunicato stampa ben redatto è strutturato in modo chiaro e conciso, fornendo i dettagli essenziali e mettendo in evidenza i punti salienti. Evita l’uso di termini complessi o gergo tecnico che potrebbero confondere i lettori. Usa frasi brevi e paragrafi ben strutturati per rendere il comunicato stampa facilmente leggibile. In particolare quando scriverai il testo per la tua cartella stampa ricorda che:
- la lunghezza di un comunicato stampa non dovrebbe superare le 1800 battute pari a una cartella. Non è comunque consigliabile superare le 2 cartelle.
- il testo deve essere diviso in paragrafi che non devono superare le 5 righe.
- Ogni paragrafo deve essere un testo a se stante, capace di contenere un concetto che si apre e si chiude in quelle poche righe. Questo permette a chi legge una lettura veloce, lo aiuti ad individuare i contenuti davvero importanti in poco tempo e con efficacia.
- i periodi devono essere brevi.
- si può inserire un virgolettato con la dichiarazione di un esponente ufficiale dell’organizzazione, che approfondisca la tematica trattata nel comunicato.
Cosa scrivere in un comunicato stampa: le regole d’oro
Alla base di un buon comunicato stampa ci sono un accadimento notiziabile, un’ottima mappa mentale focalizzata al risultato e una scaletta dei contenuti ben precisa. Vediamo insieme come fare a scrivere un comunicato stampa in modo corretto seguendo la regola d’oro del giornalismo e dando risposta a due domande fondamentali per rendere il testo efficace.
La Regola delle 5 W + 1H
Per capire cosa scrivere in comunicato stampa ci viene in aiuto la famosa regola delle 5 W + 1 H, un principio guida utilizzato nella comunicazione giornalistica e nella scrittura dei comunicati stampa. Le 5 W +1H rappresentano le domande fondamentali che devono essere affrontate per fornire una comprensione completa di un fatto o di un evento:
- Who – Chi?
- What – Che cosa?
- Where -Dove?
- When – Quando?
- Why – Perché?
- How – Come?
Queste domande aiutano a trasmettere informazioni essenziali sul contesto, sulle persone coinvolte, sulla natura dell’evento e sul motivo per cui è rilevante. L’H rappresenta la domanda How (Come), che si concentra sul processo o sui dettagli su come qualcosa sia avvenuto o come sia stato realizzato. Seguendo la regola delle 5 W + 1 H, è possibile creare un comunicato stampa esaustivo e ben strutturato, fornendo risposte chiare e complete alle domande fondamentali e assicurando che tutte le informazioni importanti siano incluse. 😉
Comprendere l’obiettivo del comunicato stampa: cosa vuoi comunicare?
Prima di iniziare a scrivere, è fondamentale comprendere l’obiettivo del comunicato stampa. Chiediti: qual è il messaggio principale che si desidera comunicare? Qual è lo scopo del comunicato stampa? Identificare chiaramente l’obiettivo ti aiuterà a mantenere il focus durante la scrittura.
A chi inviare il comunicato stampa: qual è il pubblico di riferimento?
Per redigere un comunicato stampa efficace, è essenziale conoscere il pubblico a cui si desideri rivolgerti. Chi sono i destinatari del tuo messaggio? Giornalisti, clienti, stakeholder o il pubblico in generale? Considerare le caratteristiche demografiche, gli interessi e le priorità del pubblico ti aiuterà a personalizzare il comunicato stampa in modo che risulti rilevante e coinvolgente.
Come scrivere un comunicato stampa
Ora che hai capito cosa è un comunicato stampa e cosa scrivere, sarai curioso di sapere come scrivere un comunicato stampa efficace. Vediamolo insieme di seguito. 😉
Struttura di un comunicato stampa
Il comunicato stampa ha una struttura ben precisa. Un comunicato stampa ben strutturato, infatti, aumenta le probabilità di essere letto e ripreso dai media. Di seguito ti spiego quali sono gli elementi immancabili nel testo di una press release.
Intestazione
Nell’intestazione del comunicato stampa inserisci il logo dell’azienda o il nome dell’organizzazione seguito dalla parola “Comunicato Stampa” centrato nella parte superiore della pagina.
Titolo
Scegli un titolo accattivante che riassuma l’essenza del comunicato stampa in poche parole.
Sottotitolo
Aggiungi un sottotitolo che fornisca ulteriori dettagli o evidenzi i punti salienti.
Paragrafo introduttivo
Presenta il messaggio principale nel primo paragrafo. Rispondi alle domande chi, cosa, quando, dove e perché in modo conciso.
Corpo del comunicato stampa
Organizza le informazioni in paragrafi chiari e coerenti. Includi dettagli aggiuntivi, citazioni, statistiche o dati rilevanti per supportare il messaggio.
Chiusura
Concludi il comunicato stampa con una breve sezione che riassuma i punti principali.
Link per il download delle immagini
Inserisci eventuali link per il download delle immagini e dei video relativi al comunicato stampa. Se usi Wetrasfer nella versione gratuita, indica la data da cui il materiale non sarà più disponibile, idem se sai che il materiale ad un certo punto verrà eliminato dal Cloud che utilizzi.
Tag e Hastag ufficiali
Se ci sono ed è pertinente aggiungerli, indica i profili social dell’azienda, brand, prodotto o evento e gli hashtag ufficiali del marchio e quelli legati alla notizia o prodotto.
Informazioni di contatto
Alla fine del comunicato stampa assicurati di fornire le informazioni di contatto. Queste possono includere il nome, il ruolo, l’indirizzo email e il numero di telefono di una persona di riferimento che i giornalisti o i lettori possono contattare per ulteriori informazioni, per richiedere interviste, materiale redazionale o accrediti stampa.
Ulteriori informazione che si possono scrivere in un comunicato stampa
Questi nove punti costituiscono la struttura base del comunicato. Si possono però aggiungere, se necessario, ulteriori elementi prima dei contatti per dare al giornalista o blogger delle ulteriori informazioni:
- Se parli di un prodotto o servizio indica la data in cui sarà disponibile al pubblico, così che il giornalista, il blogger o l’influencer saprà regolarsi relativamente alle tempistiche per il lancio della notizia.
- Se l’azienda non è conosciuta puoi aggiungere in fondo un piccolo riassunto della sua storia, così chi riceverà il comunicato avrà a colpo d’occhio tutte le informazioni necessarie.
- Se stai parlando di un prodotto, servizio o una line extension che ha vinto un premio, puoi indicare tutti i riferimenti relativi all’award in un piccolo paragrafo in fondo al testo del comunicato e graficamente separato da esso.
La “tecnica della piramide rovesciata”
La “tecnica della piramide rovesciata” o “Inverted Pyramids in Cyberspace” è un approccio di scrittura utilizzato per organizzare le informazioni in un comunicato stampa in modo da fornire i dettagli più importanti e rilevanti all’inizio, seguiti da informazioni di supporto di importanza decrescente. L’obiettivo principale della tecnica della piramide rovesciata è infatti fornire le informazioni più importanti fin dall’inizio per catturare l’attenzione immediata del lettore. Questo approccio è particolarmente adatto per la lettura online, dove i lettori tendono a esaminare rapidamente il contenuto e possono abbandonarlo se non trovano le informazioni rilevanti all’inizio.
Ecco come puoi applicare questa tecnica nella scrittura di un comunicato stampa:
- Titolo e primo paragrafo: il titolo dovrebbe catturare l’attenzione del lettore e sintetizzare il messaggio principale. Il primo paragrafo, noto come “lead”, dovrebbe contenere le informazioni chiave rispondendo alle 5 W + 1 H (Who, What, When, Where, Why, How). Questo aiuterà il lettore a ottenere subito le informazioni essenziali.
- Corpo principale: i paragrafi successivi dovrebbero espandere ulteriormente le informazioni presentate nel lead, fornendo dettagli e supporto. Organizza le informazioni in ordine di importanza, ponendo gli elementi più rilevanti e significativi all’inizio. Usa paragrafi brevi e frasi concise per mantenere il testo leggibile.
- Dettagli aggiuntivi: nel resto del comunicato stampa, puoi includere ulteriori informazioni di supporto, come citazioni, dati statistici, testimonianze o dettagli contestuali. Ricorda che questi dettagli dovrebbero essere meno rilevanti rispetto alle informazioni principali presentate all’inizio.
Scrivere un comunicato stampa per il web
Se invierai il comunicato ad un sito online o blog assicurati di aver tenuto in conto tutti i fattori SEO per l’ottimizzazione del testo. Scegliere le parole chiave in modo strategico è infatti fondamentale per aumentare la visibilità del comunicato stampa sui motori di ricerca e sui canali online. Identifica le parole chiave pertinenti al tuo messaggio e utilizzale in modo naturale nel titolo, nel sottotitolo e nel corpo del comunicato stampa.
Come scrivere un comunicato stampa con l’Intelligenza Artificiale (AI)
E’ possibile scrivere un comunicato stampa con l’Intelligenza Artificiale (AI), come ad esempio quella di Open AI? La risposta è assolutamente sì, tuttavia, è importante ricordare che l’AI per ora non può sostituire il talento e l’intuizione umana. È fondamentale combinare l’efficienza dell’AI con la competenza umana per garantire un comunicato stampa ben bilanciato, autentico e coinvolgente. L’AI rappresenta sicuramente un potente strumento di supporto che può migliorare il processo di scrittura del comunicato stampa, offrendo vantaggi in termini di precisione, velocità ed efficacia, ma quando si usa l’intelligenza artificiale per scrivere testi a monte serve una persona che conosca bene l’argomento e che sappia le regole di scrittura di un comunicato stampa.
Utilizzare l’Intelligenza Artificiale per scrivere un comunicato stampa
Come detto, l‘intelligenza artificiale (AI) può essere un prezioso strumento per scrivere un comunicato stampa in modo efficiente ed efficace. Grazie alla capacità di elaborare e analizzare grandi quantità di dati, l’AI può aiutare a generare contenuti originali e di alta qualità. Attraverso algoritmi avanzati, l’AI può fornire suggerimenti sulla struttura del comunicato stampa, ottimizzare le parole chiave per il SEO e offrire alternative linguistiche per rendere il testo più coinvolgente. Inoltre, l’AI può eseguire controlli grammaticali e di coerenza, garantendo un comunicato stampa privo di errori. L‘utilizzo dell’AI nella scrittura del comunicato stampa può anche semplificare il processo creativo, riducendo il tempo necessario per la stesura e consentendo di concentrarsi su altri aspetti strategici della comunicazione.
Come istruire l’Intelligenza Artificiale per scrivere un comunicato stampa: gli imput
Per fornire un buon input all’intelligenza artificiale (AI) per la scrittura di un comunicato stampa, è necessario fornire le seguenti informazioni:
- Obiettivi e scopo del comunicato stampa: specificate il motivo per cui viene creato il comunicato stampa, ad esempio se serve per promuovere un evento, lanciare un nuovo prodotto o condividere una notizia rilevante.
- Pubblico target: indicate chi si desidera raggiungere con il comunicato stampa, ad esempio giornalisti, influencer, clienti o il pubblico generale, comprendere il pubblico aiuta a modulare il tono e lo stile del comunicato stampa.
- Informazioni chiave: fornite i dettagli essenziali che devono essere inclusi nel comunicato stampa, come date, orari, luoghi e informazioni di contatto, includete anche informazioni specifiche sull’evento, il prodotto o l’argomento del comunicato stampa.
- Stile e tono: definite il tono che si desidera adottare nel comunicato stampa, ad esempio potrebbe essere formale, accattivante, informativo o persuasivo, ed ancora specificate il linguaggio, il registro e la personalità che si desidera trasmettere.
- Parole chiave: indicate le parole o le frasi chiave che devono essere incluse nel comunicato stampa per fini di ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), questo aiuterà a migliorare la visibilità online del comunicato stampa.
- Formato e struttura: specificate il formato del comunicato stampa, come il numero di paragrafi, l’uso di elenchi puntati o titoli, la struttura dovrebbe seguire la tecnica della piramide rovesciata, con le informazioni più importanti all’inizio.
- Eventuali requisiti aggiuntivi: indicate se ci sono altre linee guida o requisiti specifici che devono essere seguiti, come l’uso di citazioni, l’inclusione di statistiche o grafici, perché è importante fornire anche queste indicazioni all’AI.
In sostanza dovete pensare all’AI come ad un collaboratore da “briffare”. Fornire un input dettagliato all’AI aiuta a creare un comunicato stampa coerente, ben strutturato e personalizzato alle esigenze specifiche.
Impaginare un comunicato stampa: Word e PDF
Oltre a scrivere il testo in modo corretto dovrai anche preoccuparti di impaginare il comunicato stampa con una grafica curata e salvarlo in formato Word e PDF. Canva è uno strumento online che può esserti di grande aiuto per impaginare un comunicato stampa in modo professionale, anche se non disponi di competenze avanzate in graphic design. Con la sua interfaccia intuitiva e le molteplici opzioni di layout e template predefiniti, Canva consente di creare facilmente un design accattivante per il comunicato stampa. Tra i modelli proposti troverai infatti la categoria “comunicati stampa”. Per ogni modello potrai personalizzare i colori, i font e gli elementi visivi per adattarli al tuo marchio o al tema del comunicato stampa. Canva offre poi una vasta libreria di immagini, icone e illustrazioni che possono essere utilizzate per arricchire visivamente il tuo comunicato stampa. Con Canva, anche i principianti possono ottenere risultati professionali, risparmiando tempo e sforzo nella progettazione del layout e concentrandosi sulla creazione di contenuti di qualità per il comunicato stampa. Ricorda però di rispettare sempre la brand identity. 😉
Scopri come usare Canva per realizzare progetti grafici e contenuti in linea con la tua brand identity.
Come si invia un comunicato stampa
I comunicati stampa vengono solitamente inviati ai giornalisti, blogger ed ai media tramite i canali tradizionali, come le email, o attraverso servizi di distribuzione online, per ottenere una diffusione più ampia. L’invio di un comunicato stampa è un passaggio fondamentale per garantire che il tuo messaggio raggiunga i media e il pubblico desiderati. Una volta che hai scritto il tuo comunicato stampa, è importante seguire alcune linee guida per l’invio corretto:
Creare una maling lista ad hoc
Inizia creando una lista di contatti di giornalisti, blogger o influencer rilevanti per il tuo settore o per il tema del comunicato stampa, la famosa mailing list. Puoi trovare queste informazioni consultando siti web, directory di media, i colophon dei giornali o contatti professionali.
Inviare il comunicato stampa via email
Invia il comunicato stampa tramite email, utilizzando un oggetto chiaro e accattivante che richiami l’interesse del destinatario. All’inizio dell’oggetto della e-mail scrivi CS, che sta per comunicato stampa. Nel corpo della mail includi una breve introduzione che spieghi il motivo per cui il comunicato stampa è rilevante per il loro pubblico. Inserisci poi il comunicato stampa nel corpo dell’email e allega anche una versione in formato PDF e Word del testo, oppure un link per scaricarli. Ricorda di includere le tue informazioni di contatto in modo che i giornalisti possano contattarti per ulteriori informazioni o richieste varie.
Inviare il comunicato stampa con un servizio di email marketing: la Newsletter
Una newsletter è uno strumento di comunicazione che viene utilizzato all’interno di un servizio di email marketing e risulta vincente anche per inviare comunicati stampa. Utilizzare un servizio di email marketing per inviare un comunicato stampa offre numerosi vantaggi all’addetto alle pubbliche relazioni e si rivela un approccio altamente efficace:
- grazie all’email marketing e allo strumento delle newsletter, è possibile raggiungere un vasto pubblico di destinatari interessati in modo tempestivo e diretto.
- i servizi di email marketing consentono di creare template personalizzati e accattivanti, che possono essere adattati alla brand identity del marchio, dell’azienda, del professionista o dell’agenzia, per una presentazione professionale.
- l’invio di un comunicato stampa tramite newsletter permette di tracciare le metriche di successo, come l’apertura dell’email e i clic sui link, fornendo dati preziosi per valutare l’efficacia della campagna d’invio del comunicato stampa.
- i servizi di email marketing offrono funzionalità di gestione dei contatti e segmentazione, permettendo di organizzare e suddividere i destinatari in base alle specifiche esigenze, migliorando la personalizzazione delle comunicazioni e massimizzando l’impatto del comunicato stampa inviato.
Fare il recall del comunicato stampa
Dopo aver inviato la notizia è importante, anzi fondamentale, fare il recall del comunicato stampa. Tieni traccia delle date di invio della mail e fai seguito con una telefonata per stabilire un rapporto con i giornalisti e verificare se hanno bisogno di ulteriori informazioni.
Esempio di comunicato stampa: come si scrive un comunicato stampa per un evento
Ti propongo un esempio di comunicato stampa relativo a come si scrive un comunicato stampa per un evento. 😉
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Comunicato Stampa
Per immediata pubblicazione
Evento Wow
Una serata indimenticabile con ospite speciale “Super Top”
Nowhere, Giorno del Mai – EM – Eventi memorabili è entusiasta di annunciare l’evento più atteso dell’anno: “Evento Wow”. Questo imperdibile evento si terrà in data [Giorno del Mai] presso la suggestiva location di Nowhere.
“Evento Wow” promette di essere una serata magica, ricca di sorprese, intrattenimento e momenti indimenticabili. Siamo entusiasti di annunciare che l’ospite speciale di questa serata unica sarà “Super Top”, una delle personalità più carismatiche e apprezzate nel mondo dello spettacolo.
Durante l’evento, “Super Top” incanterà il pubblico con le sue straordinarie performance e la sua presenza magnetica. Sarà un’occasione unica per ammirare da vicino il talento di questa superstar e godersi un’esperienza indimenticabile.
“Evento Wow” è stato progettato per offrire un’esperienza coinvolgente e emozionante a tutti i partecipanti. Saranno presenti artisti di talento, spettacoli sorprendenti e intrattenimento di prima classe. La location di Nowhere fornirà l’ambientazione perfetta per creare un’atmosfera unica e incantevole.
Maria Rossi, fondatrice di EM ha commentato: “Siamo entusiasti di presentare ‘Evento Wow’, un evento che promette di superare tutte le aspettative. Con la presenza di ‘Super Top’ come ospite speciale, abbiamo creato un’esperienza straordinaria per il pubblico. Non vediamo l’ora di offrire una serata memorabile, piena di emozioni e divertimento.”
Per ulteriori informazioni sull’evento o per richiedere interviste o accredito stampa, si prega di contattare:
Pinco Pallino
PR – Agenzia Marketing & Co
Email: pinco.pallino@marketingandco.com
Telefono: [Numero di telefono]
[Logo dell’agenzia Marketing & Co]
Cartella stampa: cos’è in breve
Solitamente il comunicato stampa viene inserito in una cartella stampa. La cartella stampa, anche conosciuta come press kit, è un insieme di materiali informativi e promozionali che vengono forniti ai giornalisti, agli influencer o ad altri membri dei media durante eventi, lanci di prodotti o per promuovere un’azienda, un’organizzazione o un’attività. La cartella stampa può essere cartacea o digitale ed è progettata per fornire ai destinatari tutte le informazioni necessarie e pertinenti per scrivere articoli, recensioni o reportage sul soggetto in questione. Solitamente la cartella stampa include il comunicato stampa principale, che riassume le informazioni chiave, insieme a documenti aggiuntivi come biografie, schede tecniche, foto ad alta risoluzione, video, testimonianze e altri materiali multimediali. In sostanza la cartella stampa ha lo scopo di fornire un pacchetto completo di informazioni, facilitando il lavoro dei giornalisti e garantendo la coerenza nelle notizie e nella copertura mediatica dell’azienda o dell’evento.
Guida al Comunicato stampa di ROBERTA FERRAZZI
Scrivere un comunicato stampa efficace richiede un’approccio strategico e attenzione ai dettagli. Seguendo i passaggi descritti in questa Guida al comunicato stampa, sarai in grado di creare un comunicato stampa che catturi l’attenzione dei media e del pubblico, diffondendo il messaggio desiderato in modo efficace. Ricorda di adattare il tuo comunicato stampa in base al pubblico di riferimento e di sfruttare le opportunità online per massimizzare la sua diffusione. Come sempre per qualsiasi ulteriore informazione, dubbi e curiosità scrivimi nei commenti. 😉
